Gestion des factures
D’où viennent les factures
En Phase 1, la création manuelle d’une facture n’est pas proposée : les factures sont générées automatiquement à l’inscription, à partir de la grille tarifaire applicable à l’élève (voir Grilles tarifaires). Chaque facture générée démarre à l’état Brouillon.
Émettre une facture
- Ouvrez la facture en statut Brouillon.
- Vérifiez les lignes, le montant TTC et l’échéance.
- Cliquez Émettre la facture.
À l’émission, un e-mail est envoyé automatiquement au parent payeur pour l’informer que sa facture est disponible. Cet e-mail ne contient pas le PDF en pièce jointe : le parent télécharge le PDF depuis son espace famille (bouton Télécharger PDF), et vous pouvez faire de même depuis la fiche facture côté administration.
Échéancier
Chaque facture affiche un échéancier dérivé automatiquement du mode de règlement défini sur la grille tarifaire (annuel, trimestriel ou mensuel) au moment de l’inscription. Cet échéancier est en lecture seule : il n’existe pas de “modèles d’échéanciers” à créer ou configurer séparément — pour changer le rythme de paiement d’une famille, c’est le mode de règlement de la grille qui doit être ajusté avant inscription.
Statuts de facture
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Facture générée, pas encore visible du parent |
| Émise | Facture envoyée au parent, en attente de paiement |
| Partiellement payée | Un acompte a été réglé, solde restant dû |
| Payée | Réglée en totalité |
| En retard | Échéance dépassée sans paiement |
| Très en retard | Retard prolongé (voir Relances automatiques) |
| Annulée | Facture annulée |
Relances automatiques
Les relances de facture en retard sont automatiques et non paramétrables — il n’existe pas de page “Paramètres → Facturation → Relances”. Un e-mail est envoyé au parent aux échéances suivantes autour de la date d’échéance :
- J-3 : rappel avant échéance
- J+1 : la facture passe au statut En retard
- J+8 : relance
- J+15 : relance
- J+30 : la facture passe au statut Très en retard et une mise en demeure est générée automatiquement
Enregistrer un paiement manuel
Pour les paiements reçus hors plateforme (espèces, chèque, virement) :
- Ouvrez le détail de la facture concernée.
- Cliquez Enregistrer un paiement.
- Choisissez le mode de règlement, le montant et la date.
- Validez — le statut de la facture est recalculé automatiquement (Partiellement payée ou Payée).
Export comptable
Il n’existe pas d’export CSV des factures à ce jour. Pour le suivi du recouvrement, consultez les indicateurs financiers dans le Reporting (dashboard financier).