Archivar o seudonimizar un expediente de alumno
Diferencia entre archivar y seudonimizar
| Acción | Efecto | Datos |
|---|---|---|
| Archivar | El alumno pasa al estado Archivado y ya no aparece en las listas activas | Todos los datos se conservan y se pueden consultar mediante el filtro de Estado |
| Seudonimizar | Acción RGPD (derecho de supresión, Art. 17) | Los campos identificativos se sustituyen por un seudónimo; las notas y boletines se conservan de forma anonimizada |
No existe una eliminación definitiva del expediente del alumno: el cumplimiento del RGPD se gestiona mediante seudonimización, no borrando los registros.
Archivar a un alumno
- Abra la ficha del alumno.
- Haga clic en Editar ficha.
- Cambie el campo Estado a Archivado.
- Guarde.
El alumno desaparece de las listas activas por defecto. Para volver a encontrarlo, use el filtro Estado = Archivado en la lista de alumnos — no existe una página separada de “Archivos”.
Archivado anual automatizado
Existe un proceso de archivado automático para los alumnos que dejaron el centro hace tiempo: en Administración -> Archivado y RGPD, la sección Archivado anual de alumnos salientes archiva automáticamente a los alumnos titulados, trasladados o dados de baja hace más de 5 años. Haga clic en Iniciar archivado para lanzar el proceso; se muestra la fecha de la última ejecución.
Seudonimizar un expediente (derecho de supresión, Art. 17)
La seudonimización se reserva a los casos en que una familia presenta una solicitud formal de supresión RGPD.
- Vaya a Administración -> Archivado y RGPD.
- En la sección Seudonimización, indique el identificador del alumno. El alumno debe tener ya el estado Archivado, de lo contrario la operación falla.
- Haga clic en Seudonimizar y confirme.
Esta acción es irreversible. Los datos personales identificativos se sustituyen por un seudónimo. Las notas, boletines e historiales asociados se conservan, pero de forma anonimizada.
La misma página también permite exportar los datos personales de un alumno en formato JSON (derecho a la portabilidad, Art. 20).