Archiver ou pseudonymiser un dossier élève
Différence entre archivage et pseudonymisation
| Action | Effet | Données |
|---|---|---|
| Archiver | L’élève passe au statut Archivé et n’apparaît plus dans les listes actives | Toutes les données sont conservées et consultables via le filtre Statut |
| Pseudonymiser | Action RGPD (droit à l’oubli, Art. 17) | Les champs identifiants sont remplacés par un pseudonyme ; notes et bulletins sont conservés sous forme anonymisée |
Il n’existe pas de suppression définitive du dossier élève : la conformité RGPD passe par la pseudonymisation, pas par un effacement des enregistrements.
Archiver un élève
- Ouvrez la fiche de l’élève.
- Cliquez sur Modifier la fiche.
- Changez le champ Statut sur Archivé.
- Enregistrez.
L’élève disparaît des listes actives par défaut. Pour le retrouver, utilisez le filtre Statut = Archivé dans la liste des élèves — il n’existe pas de page séparée « Archives ».
Archivage annuel automatisé
Un archivage automatique existe pour les élèves sortis de longue date : dans Administration → Archivage & RGPD, la section Archivage annuel des élèves sortis archive automatiquement les élèves diplômés, transférés ou radiés depuis plus de 5 ans. Cliquez sur Lancer l’archivage pour déclencher le traitement ; la date de dernière exécution est affichée.
Pseudonymiser un dossier (droit à l’oubli, Art. 17)
La pseudonymisation est réservée aux cas où une famille fait une demande formelle d’effacement RGPD.
- Allez dans Administration → Archivage & RGPD.
- Dans la section Pseudonymisation, saisissez l’identifiant de l’élève. L’élève doit déjà avoir le statut Archivé, sinon l’opération échoue.
- Cliquez sur Pseudonymiser puis confirmez.
Cette action est irréversible. Les données personnelles identifiantes sont remplacées par un pseudonyme. Les notes, bulletins et historiques associés sont conservés, mais anonymisés.
La même page permet aussi d’exporter les données personnelles d’un élève au format JSON (droit à la portabilité, Art. 20).