RGPD : vos obligations et vos droits

Schoolysoft traite des données personnelles d’élèves mineurs et de leurs familles. En tant qu’établissement, vous êtes responsable du traitement et Schoolysoft est votre sous-traitant.

Vos obligations en tant que responsable du traitement

  1. Informer les personnes : lors de l’inscription, les parents doivent être informés des traitements réalisés (notices d’information).
  2. Obtenir les consentements si nécessaire (ex. : photos d’élèves, communications marketing).
  3. Répondre aux demandes des personnes : accès, rectification, suppression, portabilité — via les outils d’export et d’archivage décrits ci-dessous.
  4. Tenir un registre des traitements conformément à vos obligations légales.

Il n’existe pas d’écran unique « Paramètres -> RGPD » ni « Mon compte -> Données personnelles » : les outils RGPD sont répartis dans plusieurs écrans d’administration, détaillés ci-dessous.

Exporter les données d’un parent

Sur la fiche d’un parent, un bouton d’export RGPD génère une archive ZIP contenant son profil, la liste de ses enfants, ses factures et l’historique des actions le concernant.

Exporter les données de l’établissement (droit à la portabilité)

Administration -> Export de données permet de télécharger l’intégralité des données de l’école (élèves, parents, inscriptions, factures, emploi du temps, absences, bulletins, cahier de texte, 1000 dernières lignes d’audit) au format ZIP, directement depuis le navigateur. Les données chiffrées (santé Art.9, NIR, IBAN, secrets MFA) sont remplacées par un marqueur « redacted » et ne sont pas incluses. Limite : 5 exports par 30 jours.

Données de catégorie spéciale (Art.9 RGPD)

Les données de santé (PAI, infirmerie) sont soumises à des protections renforcées :

  • Accès limité aux profils autorisés : infirmier, direction, administration.
  • Stockage chiffré.
  • Conservation limitée dans le temps.

Archivage et pseudonymisation d’un élève

L’écran Administration -> Archivage & RGPD gère le cycle de vie des données élèves :

  1. Archivage : les élèves sortis (diplômés, transférés, radiés) depuis plus de 5 ans peuvent être archivés automatiquement, ou archivés manuellement au cas par cas.
  2. Pseudonymisation (droit à l’oubli, Art. 17) : un élève doit d’abord avoir le statut Archivé avant de pouvoir être pseudonymisé. Cette action remplace ses données personnelles par un pseudonyme et est irréversible.

Rien n’est supprimé immédiatement : les données passent par l’étape Archivé, puis peuvent être pseudonymisées à la demande.

Contact

Pour toute question RGPD sur Schoolysoft : dpo@schoolysoft.com.