RGPD: sus obligaciones y derechos

Schoolysoft trata datos personales de alumnos menores y de sus familias. Como centro, usted es el responsable del tratamiento y Schoolysoft es su encargado del tratamiento.

Sus obligaciones como responsable del tratamiento

1. Informar a las personas: en la matriculación, las familias deben ser informadas de los tratamientos realizados (cláusulas informativas).
2. Obtener los consentimientos cuando sea necesario (p. ej. fotos de alumnos, comunicaciones comerciales).
3. Responder a las solicitudes de las personas: acceso, rectificación, supresión, portabilidad — mediante las herramientas de exportación y archivado descritas a continuación.
4. Llevar un registro de las actividades de tratamiento conforme a sus obligaciones legales.

No existe una pantalla única “Ajustes -> RGPD” ni “Mi cuenta -> Datos personales”: las herramientas de RGPD están repartidas en varias pantallas de administración, detalladas a continuación.

Exportar los datos de una familia

En la ficha de un progenitor/tutor, un botón de exportación RGPD genera un archivo ZIP con su perfil, la lista de sus hijos, sus facturas y el historial de acciones que le conciernen.

Exportar los datos del centro (derecho a la portabilidad)

Administración -> Exportación de datos permite descargar la totalidad de los datos del centro (alumnos, familias, matrículas, facturas, horario, asistencia, boletines, cuaderno de tareas, las últimas 1000 líneas de auditoría) en formato ZIP, directamente desde el navegador. Los datos cifrados (salud Art. 9, DNI/NIE, IBAN, secretos MFA) se sustituyen por un marcador “redacted” y no se incluyen. Límite: 5 exportaciones cada 30 días.

Datos de categoría especial (Art. 9 RGPD)

Los datos de salud (PAI, enfermería) están sujetos a una protección reforzada:

• Acceso limitado a los perfiles autorizados: enfermero/a, dirección, administración.
• Almacenamiento cifrado.
• Conservación limitada en el tiempo.

Archivado y seudonimización de un alumno

La pantalla Administración -> Archivado y RGPD gestiona el ciclo de vida de los datos de los alumnos:

1. Archivado: los alumnos que han salido (graduados, trasladados, dados de baja) hace más de 5 años pueden archivarse automáticamente, o archivarse manualmente caso por caso.
2. Seudonimización (derecho al olvido, Art. 17): un alumno debe tener primero el estado Archivado antes de poder ser seudonimizado. Esta acción sustituye sus datos personales por un seudónimo y es irreversible.

Nada se elimina de forma inmediata: los datos pasan primero por la etapa Archivado y después pueden seudonimizarse a petición.

Contacto

Para cualquier consulta de RGPD sobre Schoolysoft: dpo@schoolysoft.com.